Da li ste se ikada zapitali koji članovi osoblja provode najviše vremena štampajući i kopirajući? Danas je lako voditi digitalnu evidenciju, ko, šta i kada radi na kom multi funkcionalnom štampaču. Ovakav monitoring multi funkcionalnih štampača daje pregled kompanijama koji sistem u njihovoj floti umreženih štampača se koristi u kojoj meri - i ko. Kada je reč o zaštiti podataka, to znači da svaki zaposleni mora da potvrdi svoj identitet na multi funkcionalnom uređaju pre nego što može da štampa, skenira ili kopira. Ovakav način autentifikacije korisnika pomaže takođe u sprečavanju da dokumenta dospeju u pogrešne ruke. Softver YSoft SafeQ vam nudi rešenje za sve ove poslovne izazove.

Prednosti ovog softvera su i te što omogućava da se željena dokumenta štampaju lokalno, a i globalno. Kako se to postiže? Implementacijom i konfiguracijom YSoft SafeQ softvera na centralnim i udaljenim lokacijama smanjuje se mrežni saobraćaj i pruža infrastruktura koja je samo održiva i pouzdana, pa poslovi štampe ne moraju da putuju kroz WAN. Jedan od modula kojim raspolaže YSoft SafeQ je modul za upravljanje pravima (RBE), uz pomoć koga organizacija može da napravi dodatne uštede, pošto je svaki posao procesuiran u skladu sa određenim pravima. YSoft SafeQ rešenje omogućava bezbedno štampanje i fleksibilnost da se dokument odštampa na bilo kojem uređaju, na bilo kojoj lokaciji.

Još jedan od modula YSoft SafeQ softvera je YSoft SafeQ Mobile Printing koji omogućava korisnicima da štampaju sa svojih smart telefona ili tableta bez prethodno instaliranih drajvera. Sve što je potrebno da korisnik uradi, jeste da pošalje željeni fajl kao najobičniji imejl sa prilogom, a YSoft SafeQ će završiti ostatak posla. Kako bi dobio svoj odštampani dokument korisniku je potrebno da se prijavi na bilo koji uređaj svojim PIN-om ili RFID karticom.

YSoft SafeQ softver je tako dizajniran da se lako instalira, održava i nadograđuje. Sam softver analizira operaciju svakog štampača u svom radnom okruženju i tačno zna šta se dešava sa poslovima. Sve operacije prolaze kroz centralni server pa ih YSoft SafeQ čuva u bazi podataka. Ove informacije se mogu iskoristiti dalje u bilo koje vreme u organizaciji, kako bi se analizirale mogućnosti za dodatne uštede.

Uz YSoft SafeQ softver je obezbeđena apsolutno sigurna štampa, jer svaki posao se čuva na YSoft SafeQ print server. Pre početka bilo koje štampe, uređaj čeka da se korisnik identifikuje šifrom, a posebna je prednost što korisnik ne mora da ide do jednog konkretnog štampača.

OCR skeniranje

Modul koji daje naviše prednosti ovom softveru u odnosu na druge je OCR skeniranje. Iako sve kompanije imaju različite zahteve kada je u pitanju skeniranje, bilo da se radi o osnovnom skeniranju ili skeniranju jednim dodirom u e-poštu, sve imaju iste potrebe u pogledu prostora, brzine i efikasnosti. Digitalizacijom procesa zasnovanih na papiru sa moćnim, korisničkim lakim tokovima rada skeniranja jednim dodirom, možete iskoristiti prednosti povećane produktivnosti, tačnosti i upotrebljivosti.

YSoft SafeQ vam nudi opcije koje možete izabrati kako biste zadovoljili vaše potrebe skeniranja i toka rada dokumenata, a sve to da bi vaši zaposleni bili efikasniji i da bi se osiguralo da arhiviranje i indeksiranje skeniranih dokumenata prevazilazi vaše poslovne i zakonodavne potrebe.

YSoft SafeQ moćni mehanizam za optičko prepoznavanje znakova (OCR) pravi digitalne dokumente koji se mogu pretraživati po ključnim rečima, uređivati i isporučiti u različitim formatima, uključujući .DOC, .RTF, .XLS i PDF/A sa opcionom zaštitom lozinkom. Sav tekst može da se menja, što znači da možete ažurirati i ponovo koristiti skenirane dokumente kad god je to potrebno.

Funkcije uređivanja i izdvajanja teksta za imenovanje datoteka omogućavaju zaštitu podataka o ličnosti i ličnih podataka, usklađujući vaše poslovanje sa međunarodnim zakonima o zaštiti podataka kao što je GDPR

Kombinovanjem servera za štampanje i OCR mašine u jedno rešenje, možete da kreirate idealno bezbedno okruženje za upravljanje dokumentima gde se i datoteke za štampanje i skenirani dokumenti obrađuju i čuvaju unutar vaše poslovne mreže.

U cilju eliminisanja ljudske greške i povećanja bezbednosti dokumenata, SafeQ automatizovani tokovi skeniranja šalju digitalni dokument direktno na unapred definisana odredišta: na primer, e-pošta, deljena mrežna fascikla, skladište u oblaku ili aplikacije trećih strana kao što su Microsoft OneDrive, Microsoft SharePoint , Google Drive i Box. Takođe nudi opcionu integraciju i dvosmernu komunikaciju sa iManage-om, M-files, MicroFocus Content Manager-om, DocuWare-om, OnBase.

Više o softveru

YSoft SafeQ paketi – pošalji upit